Il decreto "anti-crisi" approvato il 28/11/2008 dal Consiglio dei Ministri rende obbligatorio l'utilizzo della posta elettronica certificata per aziende, liberi professionisti e pubbliche amministrazioni.

Il decreto stabilisce (art. 16):
che le imprese devono comunicare il proprio indirizzo PEC all'atto della loro costituzione;
che, entro 3 anni dall'entrata in vigore del decreto, le imprese già costituite devono comunicare il proprio indirizzo PEC al registro delle imprese;
che i professionisti iscritti in albi ed elenchi costituiti con leggi di stato devono comunicare ai propri ordini il proprio indirizzo PEC entro 1 anno dall'entrata in vigore del decreto; che le pubbliche amministrazioni devono istituire una casella di posta certificata per ogni registro di protocollo e ne devono dare comunicazione al CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione);
che le comunicazioni tra le pubbliche amministrazioni possono avvenire via PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo;
che la consultazione per via telematica degli indirizzi di posta certificata nel registro delle imprese e negli albi deve avvenire liberamente e senza costi (così come già avviene per gli indirizzi email e PEC delle PA sul sito del CNIPA).

La Posta Elettronica Certificata (detta anche "posta certificata" o "PEC") è un sistema di comunicazione simile alla Posta Elettronica Standard, a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione, con un'efficacia giuridica del tutto equivalente alla tradizionale raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno o alla notificazione nel caso in cui la stessa sia consentita tramite servizio postale.

Le principali caratteristiche della PEC sono:

Integrità del messaggio: l'utilizzo dei servizi di posta certificata avviene
esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi
manomissione del messaggio e degli eventuali allegati da parte di terzi. Infatti tutte le comunicazioni sono protette perchè crittografate e firmate digitalmente.
Certificazione dell'invio: quando si invia un messaggio da una casella PEC si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione che attesta la data e l'ora della spedizione ed i destinatari.

Certificazione della consegna: il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio e-mail che attesta:
- la consegna con l'indicazione della data e ora;
- contenuto consegnato.

Valore legale: alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.
È importante sottolineare che la trasmissione viene considerata posta
certificata solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a Gestori diversi. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC il sistema potrà fornire la ricevuta di accettazione (invio) proveniente dal Gestore del mittente, ma non la ricevuta di avvenuta consegna.

A chi si rivolge:

L'offerta della Posta Elettronica Certificata si rivolge a tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio pc senza code o lunghe attese. Inoltre, paragonando la Posta Elettronica Certificata ai tradizionali strumenti di comunicazione quali fax o Raccomandate è evidente il risparmio che si può ottenere dato che il costo della PEC è fisso e non dipende dalla quantità o dimensione dei messaggi spediti o ricevuti.

Alcuni esempi di utilizzo:
• Privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie
raccomandate.
• Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori.
• Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti oppure verso i cittadini.
• Inoltro di circolari e direttive
• Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e
stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow
• Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
• Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
• Gestione di gare di appalto
• Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica
Amministrazione (accertamento tributario, etc.)

Importante
Si ricorda a tutti i Professionisti, le Imprese sia Individuali e sia costituite in forma Societaria, che devono comunicare al Registro delle Imprese l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

L' iscrizione dell’indirizzo di PEC nel Registro delle Imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dei diritti di segreteria.